6 decisiones de videoconferencia que potencian o destruyen tu inversión

• martes 3 mayo, 2022

Consideraciones clave

1. 1. Elegir el equipo
2. 2. Expectativas del usuario
3. 3. Experiencia nativa vs interoperabilidad
4. 4. Seguridad y gestión
5. 5. Flexibilidad
6. 6. Servicio y soporte

Si bien la oficina sigue siendo importante, el verdadero futuro del lugar de trabajo es híbrido. Los empleados ahora deben poder colaborar con la misma eficacia desde cualquier lugar, en cualquier momento, incluso cuando no están en la misma habitación. Para garantizar una colaboración eficaz en el lugar de trabajo híbrido, debes prestar la misma atención a dos componentes críticos: la experiencia de colaboración en la sala y la experiencia de la reunión virtual.

Tu fuerza de trabajo debe tener una experiencia de reunión virtual constante e igualitaria, sin importar si se conectan desde casa, en la oficina o mientras viajan. Las comunicaciones unificadas (UC) ayudan a salvar las desconexiones geográficas al permitir las imágenes nítidas y el audio de alta calidad que requieren las videoconferencias para respaldar interacciones ricas cara a cara. Para respaldar de manera efectiva las necesidades del espacio de trabajo híbrido, debes confirmar que tus espacios de reunión incorporen video de una manera que permita la participación equitativa de los participantes remotos.

Si no seleccionas la tecnología adecuada o la implementas incorrectamente en las salas de reuniones, se corre el riesgo de sabotear la experiencia de trabajo híbrida y el potencial de retorno de la inversión de tu inversión.

Es hora de revisar tus herramientas e infraestructura para asegurarte de que estén a la altura del trabajo. Veamos las seis áreas clave en las que debes centrar tus esfuerzos para desarrollar una estrategia de sala flexible, escalable y preparada para reuniones híbridas.

Consideración clave 1: Equipo

Tal vez la pregunta más crítica que debes hacerte mientras desarrollas tu estrategia “en la sala” es: ¿Cómo queremos que los usuarios interactúen con el equipo de video en la sala de conferencias? Hay tres formas de iniciar y ejecutar reuniones virtuales en salas, cada una con sus propios beneficios y consideraciones:

Consideración clave 2: Expectativas del usuario

El enfoque del equipo de videoconferencia debe basarse en la experiencia de usuario que se deseas crear para los empleados, socios y clientes. Hazte estas preguntas para determinar las expectativas de los empleados con respecto a las videoconferencias, de modo que elijas el enfoque que impulsará la adopción y el retorno de la inversión más altos por parte de los empleados.

Trabajo híbrido: ¿La mayoría de nuestros empleados están en oficinas, en movimiento o en casa? ¿Cómo cambiará esto en los próximos 12 a 24 meses?

Plataforma UC: ¿Los usuarios deberán adaptarse a diferentes plataformas de UC debido a las preferencias del cliente o socio, o la mayoría de las reuniones son cara a cara dentro de la organización?

Espacios de encuentro: ¿Las videoconferencias en la habitación tienden a realizarse en espacios de reunión más pequeños, salas de tamaño mediano o en salas de conferencias más grandes? ¿Cambiará eso en el futuro?

Herramientas de colaboración: ¿Cómo trabajan y colaboran los usuarios? ¿Requieren ciertas características en salas y espacios de reunión?

Salud y seguridad: ¿Los usuarios necesitan opciones sin contacto, como dispositivos activados por voz? A medida que más empresas avanzan con arreglos de trabajo híbridos, están creando salas de reunión para fomentar experiencias de colaboración ricas para equipos más pequeños. Estas salas suelen tener capacidad para menos de seis participantes y son más adecuadas para chats uno a uno y discusiones en equipos pequeños. TI deberá adoptar tecnologías que respalden a estos grupos más pequeños, particularmente cuando se conectan con partes que trabajan de forma remota y sobre la marcha. Esta tecnología de video en la habitación debe:

1. — Facilitar el inicio del organizador de la reunión y la participación de los asistentes.
2. — Ofrecer una experiencia enriquecedora tanto para los usuarios de la sala como para las personas con las que se conectan.
3. — Proporcionar capacidades de uso compartido de contenido fluidas y de alta calidad.
4. — Incluir tecnología de video inteligente que se ajuste automáticamente para seguir el flujo de la conversación.
5. — Aprovechar el audio robusto para transmitir claramente la voz de todos, sin importar en que parte de la sala se encuentren.
6. — Incorporar tecnología que bloquee los ruidos que distraen dentro de la sala y las conversaciones secundarias que ocurren fuera del espacio de reunión.

Consideración clave 3: Experiencia nativa versus interoperabilidad

Al desarrollar tu plan de tecnología en la sala, otra decisión importante que debes tomar es si emplear una experiencia nativa o de interoperabilidad (compatible con múltiples plataformas). Ten en cuenta que algunos proveedores de UC en la nube incorporan la interoperabilidad directamente en sus servicios (como Advance Networks)  para que los usuarios puedan llamar a cualquier plataforma de video en la nube. En algunos casos, esto puede ofrecer una experiencia nativa deseada, junto con la interoperabilidad según sea necesario.

Más del 75 % de tus videoconferencias se realizan a través de una plataforma de UC específica, puedes estar seguro de volverse nativo. Sin embargo, si los usuarios se conectan a reuniones a través de dos o más plataformas diferentes para conversar con clientes o socios, la interoperabilidad puede ser tu mejor opción.

Consideración clave 4: Seguridad y gestión

Con video en cada espacio de reunión, un requisito clave para el éxito es un proceso de seguridad y administración que cualquiera pueda manejar, ya sea alguien de TI o un administrador en una ubicación remota con recursos tecnológicos limitados. Cosas por considerar al reducir tus opciones:

Seguridad: ¿Necesitas manejar la seguridad internamente o te sientes cómodo delegándola a un proveedor confiable de UC? En muchos casos, los proveedores de UC pueden cumplir con los requisitos incluso de las organizaciones e industrias más conscientes de la seguridad. Al transferir la seguridad a un proveedor, puedes reducir el costo total de propiedad y el riesgo general, especialmente al sopesar el tiempo y el ancho de banda que se necesitas para improvisar diferentes soluciones para cumplir con los requisitos normativos. Además, un proveedor de UC puede ayudar a administrar las necesidades de seguridad/parches de los endpoints de reunión, además de brindar protección para la comunicación real en la nube.

Monitoreo y gestión de dispositivos: Asegúrate de optimizar tu inversión en tecnología eligiendo una solución que ofrezca capacidades analíticas y de monitoreo enriquecidas. Esto puede ayudar al equipo de TI a mantener un pulso constante sobre el rendimiento de las reuniones y las experiencias de los usuarios finales al centralizar la información de rendimiento en una fuerza laboral híbrida. También ayuda a TI a solucionar problemas para determinar si un problema está basado en el usuario o es un problema de la plataforma. La gestión proactiva ayuda a impulsar la moral de los empleados y el entusiasmo general por las experiencias de reuniones en la sala para que se pueda avanzar en la adopción.

Consideración clave 5: Flexibilidad

Tu tecnología de videoconferencia en la sala debe ser flexible y adaptable a las necesidades de todos los empleados, no solo hoy sino en el futuro a medida que se abran nuevas oficinas, admite iniciativas híbridas y de trabajo desde el hogar, cambia las plataformas de UC y amplía las opciones de colaboración.

Invierte en tecnología que resistirá la prueba del tiempo, incluso cuando tus decisiones de UC y video en la nube cambien y evolucionen. Cuando puede usar el mismo equipo de sala de conferencias, independientemente del proveedor de UC que selecciones, te brinda la flexibilidad de agregar o cambiar proveedores de nube según lo requieran las necesidades de tu negocio. Al invertir en tecnología que brinda flexibilidad a largo plazo, también puedes evitar:

1. — Costos únicos significativos que deben amortizarse en varios años.
2. — Dedicar tiempo y esfuerzo a quitar y reemplazar equipo.
3. — Capacitación de empleados que consume mucho tiempo sobre cómo usar el equipo.
4. — Amplia configuración y gestión de nuevos equipos.

Consideración clave 6: Servicio y soporte

Apoyar a una fuerza laboral híbrida significa que se debe poder ayudar a los empleados sin importar dónde se encuentren. Esto hace que el soporte sea fundamental para el éxito de tu videoconferencia.

Los servicios por considerar incluyen:

1. Servicios de soporte avanzados del fabricante de tu dispositivo para garantizar que los servicios de misión crítica, como el video, se puedan reparar en horas, no en semanas. En un mundo híbrido, minimizar el tiempo de inactividad es imprescindible.

2. Servicios de diseño del espacio de trabajo tanto de tu tecnología como de tu mobiliario para garantizar que diseñe la habitación correctamente la primera vez.

3. Servicios de consultoría que garantizan que tu entorno de red tenga el ancho de banda, la seguridad, el enrutamiento y otras consideraciones necesarias para el éxito de las UC.

4. Servicios de instalación y monitoreo remoto que pueden aliviar la carga del personal de TI sobrecargado.

Desarrollando una estrategia a prueba de futuro con Advance Networks y Poly

En Advance, entendemos lo que hace que las reuniones sean más humanas y equitativas para todos, ya sea que estén en la sala o llamando desde cualquier parte del mundo. Con soluciones que son fáciles de instalar, fáciles de administrar y fáciles de usar, ayudamos a sus usuarios a aprovechar al máximo cada reunión. Estamos aquí para brindarle orientación en función de sus necesidades únicas y entornos de colaboración, ya sea que desee usar BYOD, una PC en la habitación o un dispositivo dedicado.

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